Автоматизированная система учета нефтепродуктов
04.02.2014
В данной статье мы рассматриваем особенности учета нефтепродуктов в автоматизированном режиме в компаниях, занимающихся их розничной реализацией.
Раздельный оборот обычных товаров и нефтепродуктов (НП)
Если ваша компания занимается розничной реализацией обычных товаров и нефтепродуктов, то вам известно, что оборот обычных товаров и оборот НП полностью отделены друг от друга. Нефтепродукты должны храниться раздельно от прочих товаров. Кроме того, учет нефтепродуктов имеет свою специфику. Для фиксации данных при учете различных товаров и нефтепродуктов предусматриваются разные наборы бумажных и электронных документов. При автоматизированном учете данных товаров предусматривается ведение документов, связанных с нефтепродуктами – отдельно, с обычными продуктами – отдельно. Например, вы отпускаете покупателю запчасти для автомобилей и моторное масло. В данном случае вы оформляете отдельно электронный документ на моторное масло и отдельно – на запасные части для автомобиля.
Присутствие в одном документе одновременно сведений о нефтепродуктах и прочих товарах допускается при их реализации в розничных сетях на заправочных станциях. В этом случае необходимо регулярно заполнять сменный отчет, в котором указываются все виды номенклатуры, реализуемой на данной станции (продукты, товары, топливные материалы, производимые работы и оказываемые услуги и пр.)
В каких единицах измеряются нефтепродукты? Как правильно вести двойной количественный учет?
При проведении автоматизированного учета нефтепродуктов выбирается единая единица измерения, которая впоследствии задается для вида номенклатуры в целом. Если учитываются связанные с определенным видом элементы, то выбранная единица переносится на них.
Нефтепродукты измеряются в тоннах или килограммах. Помимо этого для данных продуктов проводят двойной количественный учет по массе продуктов и их объему. Объем принято измерять в литрах. Еще одной учитываемой единицей является плотность нефтепродуктов. Но она зависит от множества факторов (качества продукции, температуры окружающей среды). В отчетные документы показатели плотности вводятся не автоматически, а вручную. Единица измерения плотности вещества – тонна на кубический метр.
Плотность вещества, его масса и объем указываются в различных документах. Пересчет производят по формуле:
Масса = Объем х Плотность
Оборот топлива на заправках обычно ведется по объему, так как размер резервуаров на АЗС определяется по их объему, и цены на топливо фиксируются между продавцами и покупателями тоже по объему.
Топливо на складе учитывается одновременно в двух единицах измерения. Прямой зависимости объема продуктов и их плотности нет. В связи с этим учитывать нефтепродукты очень сложно. Поэтому так важно рассчитать баланс между массой нефтепродуктов и их объемом при учете НП на складах.
Методы учета и списания нефтепродуктов
На всей территории страны учет и списание нефтепродуктов осуществляют двумя способами – в режимах «по массе» и «по объему».
Первым способом пользуются при оптовой отгрузке НП или для внутреннего оборота нефтепродуктов на базах. В варианте «по массе» учитывают указанную в расходном документе массу продукта, а объем продукта при списании рассчитывают фактически, не учитывая фиксированные данные.
Второй методикой пользуются, составляя документы розничной реализации нефтепродуктов. Принимая к учету расходный документ, обработанный в режиме "по объему", учитывают задокументированный объем продукта, а масса его списания арифметически рассчитывается.
При оформлении отчетных документов розничной реализации НП не указывается его плотность. Это связано с тем, что точность методик, применяемых на АЗС для определения показателей плотности, невысока и смысла в измерениях нет.
Необходимо брать во внимание и тот факт, что при реализации НП в розничной сети расчет производится путем внесения наличной суммы, списанием с кредитных карт, по топливным картам, спецталонам и по ведомостям. Для правильного оформления отпуска НП по договору с покупателем безналичным основаниям при автоматизированном учете выписывается накладная, не повторяющая ранних проводок.
Цены нефтепродуктов
При ценообразовании на нефтепродукты используется методика «по массе» и «по объему» аналогично с процессом учета и списания. В первом варианте учитываются операции оптовой закупки и отгрузки нефтепродуктов. Во втором варианте – розничная отгрузка и продажа НП. Данные методики равноценны. Различны лишь колонки в заполняемых документах.
Нормы потерь и излишков нефтепродуктов
Каждый, кто работал с нефтепродуктами, знает, что в процессе складирования и перевалки нефтепродуктов неизбежны потери. Существуют даже отраслевые нормы на потери продукта на некоторых этапах. Во многих компаниях введены собственные стандарты потерь. Нормы, указанные в данных документах, различаются в зависимости от сезона, от территории, где хранится продукт, от конструкции резервуаров, от измерительного оборудования.
Принято потери или излишки НП учитывать при превышении определенной величины. Потери или излишки возникают обычно при поступлении товара, когда фиксируется разница между данными поставщика и фактическими данными при приемке.
Множественность наименований нефтепродуктов и их учет
Топливо, выпускаемое различными заводами под разными наименованиями, сливается на АЗС в один объем и продается в дальнейшем как единый продукт. Учет товара в такой ситуации становится проблематичным. Возникают проблемы и при учете номенклатуры услуг. При автоматизированном учете имеется возможность указания наименования НП и услуг вручную. Таким образом удается избежать путаницы при учете множества номенклатур.
